Home office a sdílení dat mezi zaměstnanci – tipy

Ano, home office podnítil většinu společností k využívání komunikačních nástrojů jako je Skype, Microsoft Teams, Hangouts, aj. Komunikace s týmem je jedna věc, ta druhá je o sdílení dokumentů, které ze společné práce vzniknou. A proč nesdílet dokumenty s týmem prostřednictvím Google disku, a v reálném čase na dokumentech pracovat společně?

Google disk je  on-line úložiště, které je k dispozici ke každému „G-účtu.“ Ten mají všichni vlastníci chytrého telefonu, v kterém se nachází zelený android. Příznivci nakousnutého jablka, ale i jiných možností si však nemusí zoufat, účet si mohou jednoduše založit. Tyto G-účty mají tři varianty, které jsou rozdílné dle kapacity (prostoru), který nabízí. Ve všech variantách však lze na disk nahrát nejrůznější druhy dat, a to fotky, textové dokumenty, tabulky, videa, prostě cokoli co Vás napadne.

Varianty účtů a jejich specifikace

Jaké výhody Google disk nabízí svým uživatelům a lze je využít jak v pracovním, tak osobním životě:

  • lze používat (spravovat) i soubory Microsoft Office
  • funguje i offline a ve chvíli kdy se připojím k internetu, vše se zaktualizuje
  • je to velká úspora času = jste efektivnější, jednoduší spolupráce a automatizace
  • cokoli se vytváří v rámci GSuite (včetně jednotlivých zaměstnanců) = se stává duševním vlastnictvím společnosti
  • pokud v rámci společnosti (organizace, neziskovka, malá firma) využívají zaměstnanci soukromé Gmail účty, k vytváření hodnot, obsahů, know-how, nemá na to společnost nárok v žádném případě a vlastně je to jejich duševní vlastnictví
  • data jsou v bezpečí = jsou velmi dobře šifrována od prvních kroků tvorby až po přenosy a sdílení, v rámci placené služby je garantováno kvalitní šifrování a to že data nikam neuniknou, v rámci GSuite Enterprice je garantována ochrana před ztrátou dat
  • bezpečí je nastavováno:
    • dvoufázovým ověřením účtu
    • správa koncových bodů (počítače, mobilní telefony…), administrátorem
  • služba je dostupná v placené verzi s garancí 99,9% ve free verzi může docházet k výpadkům

Autor: Ing. Josef Sobotka