Home office a sdílení dat mezi zaměstnanci – tipy

Ano, home office podnítil většinu společností k využívání komunikačních nástrojů jako je Skype, Microsoft Teams, Hangouts, aj. Komunikace s týmem je jedna věc, ta druhá je o sdílení dokumentů, které ze společné práce vzniknou. A proč nesdílet dokumenty s týmem prostřednictvím Google disku, a v reálném čase na dokumentech pracovat společně?

Google disk je  on-line úložiště, které je k dispozici ke každému „G-účtu.“ Ten mají všichni vlastníci chytrého telefonu, v kterém se nachází zelený android. Příznivci nakousnutého jablka, ale i jiných možností si však nemusí zoufat, účet si mohou jednoduše založit. Tyto G-účty mají tři varianty, které jsou rozdílné dle kapacity (prostoru), který nabízí. Ve všech variantách však lze na disk nahrát nejrůznější druhy dat, a to fotky, textové dokumenty, tabulky, videa, prostě cokoli co Vás napadne.

Varianty účtů a jejich specifikace

Jaké výhody Google disk nabízí svým uživatelům a lze je využít jak v pracovním, tak osobním životě:

  • lze používat (spravovat) i soubory Microsoft Office
  • funguje i offline a ve chvíli kdy se připojím k internetu, vše se zaktualizuje
  • je to velká úspora času = jste efektivnější, jednoduší spolupráce a automatizace
  • cokoli se vytváří v rámci GSuite (včetně jednotlivých zaměstnanců) = se stává duševním vlastnictvím společnosti
  • pokud v rámci společnosti (organizace, neziskovka, malá firma) využívají zaměstnanci soukromé Gmail účty, k vytváření hodnot, obsahů, know-how, nemá na to společnost nárok v žádném případě a vlastně je to jejich duševní vlastnictví
  • data jsou v bezpečí = jsou velmi dobře šifrována od prvních kroků tvorby až po přenosy a sdílení, v rámci placené služby je garantováno kvalitní šifrování a to že data nikam neuniknou, v rámci GSuite Enterprice je garantována ochrana před ztrátou dat
  • bezpečí je nastavováno:
    • dvoufázovým ověřením účtu
    • správa koncových bodů (počítače, mobilní telefony…), administrátorem
  • služba je dostupná v placené verzi s garancí 99,9% ve free verzi může docházet k výpadkům

Autor: Ing. Josef Sobotka

Vedoucí…manažer…superman

Žijeme v době, v které je velmi obtížné být dobrým šéfem. Každý vedoucí, nebo manažer jak se jim dnes velice často říká, musí splňovat řadu předpokladů ze strany vedení, ale i svých podřízených. Musím mít nejen řadu kvalifikačních schopností, ale měl by oplývat i asertivním a empatickým chováním, být spravedlivý, schopný, inteligentní, vstřícný, nikoliv příliš kamarádský a…

Dalo by se říci, že musí mít ještě řadu super schopností a proto můžeme s nadsázkou říci, že dneska nejde o vedoucí a manažery, ale o supermany, kteří řídí firmy a své spolupracovníky. A protože vám chceme s Vaším hrdinstvím pomoci, máme pro Vás zajímavý, nový kurz: Využití typu osobnosti při vedení podřízených – „barevná typologie.“ Přijďte kurz vyzkoušet, více informací naleznete na našich webových strákách.

PR článek. Autor: Ing. Simona Hobzíková

GDPR versus české lesy

Blíží se významný den 25. 05. 2018, který s trochou nadsázky dle některých znamená konec všeho. Ano, jedná se o datum, od kterého je účinné NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů). Zapomeňte však na okamžik na všechny fake news, které vykřikují do světa, jak je nutné vše odstranit, a podívejte se na nařízení s chladnou hlavou. Ať už se Vaše společnost specializuje na výrobu, prodej zboží nebo služeb, pokud jste již dříve ctili zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, čeká Vás jen pár změn. Pokud ne, začínáte na tzv. zelené louce, namísto dolaďování a upravování předešlých opatření se připravíte na GDPR kompletně. Berte však celou záležitost s nadhledem, GDPR nezavádějte primárně kvůli sankcím, ale kvůli dobrému jménu Vaší společnosti a Vašemu zájmu pečovat o své zákazníky. GDPR není konec světa, je to jen další nařízení, které po Vás chce další papír, papír, papír, prostě papír na vše.

Na co vše bude potřeba papír?

  • papír pro zaměstnance
  • papír pro zákazníky
  • papír pro dodavatelské subjekty
  • papír pro nájemníky
  • papír pro firmy, které Vám zpracovávají osobní údaje
  • papír pro pověřence (DPO)
  • papír pro firmu, kde bude shrnuté, co se dělá a proč
  • papír pro posouzení vlivu

Autor: Ing. Simona Hobzíková

Auditování systému managementu dle ČSN EN ISO 19011:2012

Autor: Alena Fischerová

Od července 2012 je v platnosti nová Směrnice pro auditování systémů managementu. Byla vydána jako technická norma ČSN EN ISO 19011:2012. Samotnou mě zajímalo, jaké novinky může přinést návod na provádění auditů, vždyť už původní směrnice srozumitelně vysvětlovala proces provádění auditů. Pokud se oprostím od toho, že nová směrnice přináší návod použitelný pro jakýkoliv systém managementu (tzn., že z názvu zmizelo určení pro systém jakosti a/nebo environmentu), největší přínos vidím v doporučených metodách auditování. „Auditování na místě“ a „s lidskou interakcí“ bylo doplněné o „auditování na dálku“ a „bez lidské interakce“. Proč vlastně ne? Dnes jsme při některých auditech opravdu spíše „koukali“ na obrazovku počítače. Přítomnost pracovníka je potom nadbytečná a zdržuje se jak auditor, tak auditovaný. Při auditech na vzdálených pracovištích je možné zkrátit čas strávený na místě. Výhod bychom určitě našli dost. A zrovna tak nevýhod. Nerada bych se dočkala situace, kdy jediné s kým provádím audit, je software počítače. Šikovný manažer, který odpovídá za plánování a organizaci interních auditů, může kombinováním různých metod auditů získat více informací, potvrdit si zjištění z „klasických auditů“ nebo naopak dozvědět se o neshodách, které klasickými audity auditor neobjeví. Přeji Vám hodně úspěchů při kombinování různých metod auditování a nezapomeňte o nich informovat své auditory.