Home office a sdílení dat mezi zaměstnanci – tipy

Ano, home office podnítil většinu společností k využívání komunikačních nástrojů jako je Skype, Microsoft Teams, Hangouts, aj. Komunikace s týmem je jedna věc, ta druhá je o sdílení dokumentů, které ze společné práce vzniknou. A proč nesdílet dokumenty s týmem prostřednictvím Google disku, a v reálném čase na dokumentech pracovat společně?

Google disk je  on-line úložiště, které je k dispozici ke každému „G-účtu.“ Ten mají všichni vlastníci chytrého telefonu, v kterém se nachází zelený android. Příznivci nakousnutého jablka, ale i jiných možností si však nemusí zoufat, účet si mohou jednoduše založit. Tyto G-účty mají tři varianty, které jsou rozdílné dle kapacity (prostoru), který nabízí. Ve všech variantách však lze na disk nahrát nejrůznější druhy dat, a to fotky, textové dokumenty, tabulky, videa, prostě cokoli co Vás napadne.

Varianty účtů a jejich specifikace

Jaké výhody Google disk nabízí svým uživatelům a lze je využít jak v pracovním, tak osobním životě:

  • lze používat (spravovat) i soubory Microsoft Office
  • funguje i offline a ve chvíli kdy se připojím k internetu, vše se zaktualizuje
  • je to velká úspora času = jste efektivnější, jednoduší spolupráce a automatizace
  • cokoli se vytváří v rámci GSuite (včetně jednotlivých zaměstnanců) = se stává duševním vlastnictvím společnosti
  • pokud v rámci společnosti (organizace, neziskovka, malá firma) využívají zaměstnanci soukromé Gmail účty, k vytváření hodnot, obsahů, know-how, nemá na to společnost nárok v žádném případě a vlastně je to jejich duševní vlastnictví
  • data jsou v bezpečí = jsou velmi dobře šifrována od prvních kroků tvorby až po přenosy a sdílení, v rámci placené služby je garantováno kvalitní šifrování a to že data nikam neuniknou, v rámci GSuite Enterprice je garantována ochrana před ztrátou dat
  • bezpečí je nastavováno:
    • dvoufázovým ověřením účtu
    • správa koncových bodů (počítače, mobilní telefony…), administrátorem
  • služba je dostupná v placené verzi s garancí 99,9% ve free verzi může docházet k výpadkům

Autor: Ing. Josef Sobotka

Jak na rizika? Management rizik v praxi

Co jsou vlastně rizika? Většina z nás asi vnímá riziko jako něco, čeho se chce vyvarovat. Málo koho napadnou ta pozitivní, jako například, že když si vsadím sportku, je riziko, že vyhraji hodně peněz. Takové riziko se mi líbí, ale v reálu si potvrzuji, že výskyt tohoto rizika je u mě nulový J. A proto se mnohem více soustředím na ta negativní.

S negativními riziky se pereme všichni každý den, i když už to ani nevnímáme. Například když si chceme zajít koupit něco dobrého ke snídani do našeho oblíbeného krámku. Než vyjdeme ven, kontrolujeme, zda máme peněženku, kartu nebo v dnešní době chytrý náramek či hodinky nebo telefon, abychom předešli těm trapným chvílím u pokladny, když nemáme čím zaplatit. Anebo pokud musíme jít přes silnici, rozhlédneme se, abychom čirou náhodou neskončili na kapotě nějakého právě projíždějícího auta. Dalšími příklady bych mohla pokračovat dál a dál,
s životními riziky se pereme denně každý z nás a přitom si to už ani neuvědomujeme.

V našich firmách, organizacích, laboratořích bychom však s riziky měli pracovat vědomě. Základem pro hladké fungování je vědět jaká rizika nám hrozí a jestli jsme je ošetřili tak, aby v případě, že nastanou, způsobili co nejmenší škody. Věřím, že každý z nás si uvědomuje, že je lepší být připraven, než sledovat škody, kterým jsme mohli předejít.

Chcete vědět, jak pracuji s riziky já? Používám zdravý selský rozum, znáte to, „dvakrát měř a jednou řež“. Mým cílem je mít pod kontrolou všechna rizika, která mohou nastat v rámci realizace našich služeb. Pokud se snažím ošetřit rizika, která mohou nastat v naší společnosti, postupuji osvědčenou cestou a používám k tomu dostupné nástroje.

  1. Nejdříve musím zjistit, jaká rizika hrozí. Pokud je to možné, požádám své kolegy, aby si na mě udělali chvíli čas a pomohli mi identifikovat, co všechno by se nám mohlo stát. Nejraději využívám Brainstorming, při kterém se sejdeme všichni v jeden čas a necháme své mozky rozbouřit. Díky této metodě identifikujeme možná rizika velmi rychle. Občas mě překvapí, co jako skupina vymyslíme. Hlavně si všechny nápady dobře zaznamenávám.
  2. Když už víme, jaká rizika hrozí, snažíme se definovat, jak velký by byl jejich dopad, když nastanou. Ta, která už nastala, se hodnotí trochu snáz. S těmi, co nemáme zkušenost, se snažíme o odhad. Pokud jsme se již s výskytem rizika setkali, snažíme si definovat, i jak často se opakují.
  3. V dalším kroku zvažujeme, zda máme nějaká opatření, která pomáhají odhalit vznik těchto rizik, případně snížit jejich výskyt nebo jak je eliminovat zcela. Každá fungující společnost určitě využívá různých opatření, která zavedla jako reakci na vzniklý problém anebo využila svých zkušeností a znalostí a zavedla určité postupy už jako prevenci.
  4. A teď si odpovíme na otázky: Jsou současná opatření dostačující? Jsou rizika ošetřena tak, že je to pro nás a naše partnery akceptovatelné?
    1. Pokud jsme si odpověděli ANO, jsme spokojeni, jak dobře máme naše procesy pod kontrolou.
    1. Pokud jsme si ale odpověděli NE, zamýšlíme se, co bychom mohli udělat víc, snažíme se navrhnout další opatření, která nám pomohou dostat riziko pod naši kontrolu a tím zajistit bezpečný proces.
  5. A hlavně, mám stále naše rizika pod kontrolou, neustále je monitoruji. Nastane-li problém, nebo pokud se změní něco v naší firmě, přezkoumávám, zda nevznikla nová rizika, či se nějaká rizika nezměnila. Jako například aktuální riziko – COVID-19.

Pokud se chcete věnovat managementu rizik, můžete se inspirovat i různými technikami, které se využívají, jako například: FMEA, harmonizovaná FMEA, HACCAP a mnohé další. Pokud Vás nenutí někdo zvolit konkrétní metodiku, můžete si vytvořit vlastní.

Pár mých osobních doporučení na závěr:

  • V týmu se všechno dělá líp, jen je třeba ho vést správným směrem a to jistě zvládnete.
  • Vyberte si do svého týmu správné lidi, i věčný sabotér může mít skvělé nápady, a kdo ví, třeba právě čeká na příležitost, ukázat jak dobré má nápady.
  • Nesuďte názory druhých, i když se Vám zdají být bláznivé, je třeba je nejdříve dobře prozkoumat – analyzovat.
  • Nejdřív si vyjasněte, jak budete postupovat, jaká rizika vás zajímají (bezpečnostní, finanční, kvalitářské, procesní, technické ..), a jak budete svoji práci s riziky dokumentovat – co je vlastně cílem, proč se chcete riziky zabývat.
  • Pokud nastavujete nová opatření, je třeba je monitorovat a vyhodnotit, zda nám přináší požadovaný účinek. Není totiž nutné nastavit opatření za jakoukoli cenu. Může se totiž stát, že opatření, které chceme zavést, či jsme zavedli je sice účinné, ale potřebujeme k němu mnohem více zdrojů, něž v případě, kdy budeme odstraňovat škody po výskytu daného rizika.

Tak co, zkusíte to také?

Autor: Bc. Dana Ponikelská, MBA

Laboratoře a laboratorní činnosti z pohledu vrcholového vedení a z pohledu pracovníků laboratoře

Jaká je z pracovního a lidského hlediska laboratoř, jako pracovní prostředí?

Pro mě je to velké mraveniště, které se hemží malým, či větším počtem pracovitých a chytrých mravenečků – odborníků, kteří se snaží z odborného hlediska ulehčovat lékařům jejich diagnózu, výrobním specialistům specifikovat a zdokonalovat jejich výrobky, dodržovat a zlepšovat nastavené a požadované limity čehokoliv. Pracují zde lidé, kteří umí a chtějí pracovat v týmu, protože všechny mravenčí – laboratorní činnosti na sebe vždy úzce navazují. Funguje to tak, že každý dělá to, co umí nejlépe, a společně tak tvoří dokonalé dílo. V dobře fungující laboratoři (mraveništi) si nikdo nemusí určovat a říkat, co má dělat a jaké činnosti bude provádět, každý má v této mravenčí hierarchii má svoje nenahraditelné místo a mezi pracovníky (mravenci) funguje vzájemná zastupitelnost.

Každý dokonalý tým má svoje vedení, a to nejlépe odborné, které odpovídá za celou laboratoř a za všechny prováděné činnosti v laboratoři. Vedení laboratoře je stěžejní bod celého týmu. Všichni v mraveništi vnímají jeho důležitost neboť, je to pracovník, který tým vede, zastupuje a všichni na něj spoléhají. V případě, že pracovníci mají erudované vedení po stránce odborné i lidské získá si maximální respekt ve svém týmu. Z pozice pracovníků jsou mu všichni hodně oddaní a pro svého šéfa guru udělají vše. Ať jsou to přesčasy, loajalita a vše, co je v týmu potřeba. Zkrátka všichni táhnou za jeden provaz.Ne vždy má tým štěstí na dobré vedení. V případě špatného vedení, bývají pozice šéfa obvykle oslabeny, a má to negativní vliv na celou laboratoř a na celé mraveniště.  Někteří pracovníci poleví ve svých činnostech a nepracují tak, jak by měli, nespolupracují s ostatními z týmu a nesnaží se vnést do pracovních procesů nové a pozitivní myšlení.  Pracovníci spolupracujícího týmu za ně pak musí pracovat intenzivněji a dohánět požadovanou práci za ně. Důsledek tohoto nesouladu jsou zhoršující vztahy v kolektivu, upadá celková výkonnost týmu a vedení laboratoře už s tím povětšinou nedokáže nic udělat.  Následek toho je nespokojenost pracovníků, popřípadě následná vysoká fluktuace a ohrožení stability celé laboratoře.

A jak je to ve vašem mraveništi? Co děláte proto, aby to ve mraveništi fungovalo?

Autor: Jana Rejtharová

Máte rádi konflikty? A co koblihy?

Když se řekne konflikt, velká část lidí se osype, a co nejrychleji vezme na ramena. Jen málo z nás vidí v konfliktech i něco důležitého pro naše vztahy, ať už ty osobní nebo pracovní.  Během konfliktu totiž zatneme zuby, a snažíme se o co nejrychlejší a nejlepší řešení.  Takže nám nevadí pracovat z plných sil a případně se i rozvíjet. Řada erudovaných autorů, ale i manažerů ví, že konflikt může být jakým si palivem pro pracovní tým nebo skupinu. Aby však konflikty přinášely výhody, je nutné je vhodně řešit, a vnímat zda je konflikt jen racionální povahy nebo skrývá i emoce.

A jak je to s těmi koblihami?
Kdo mě zná, tak ví, že mám ráda sladké. Co moc nemusím, jsou koblihy. Protože za hutným, pórovitým a někdy i těžkým či mastným těstem se skrývá odměna v podobě chutného nugátu…nebo marmelády dle preferencí. Střed koblihy tedy pro mě představuje milou odměnu za prokousání smaženým těstem. Ano, dalo by se namítnout, ať si koupím jen nutelu. Ta však neskrývá tuto „bojovnou“ výzvu.

A teď si představte, co se začít dívat na konflikty jako na koblihy.  Střed koblihy představuje racionální problém, tedy konflikt, který vznikl v rámci projektu, během pracovní činnosti, obchodního jednání či porady. Je to v podstatě stav, kdy každá ze stran tohoto konfliktu má jiný názor na věc. Obě strany však mají stejný cíl, a to najít vhodné řešení, které všechny uspokojí. Vyřešení problému tak sebou přinese například nové nápady, inovace či odstranění komunikačních bariér. Půjde tedy o jaký si rozvoj týmu, skupiny nebo jednotlivců. Zatím co smažené těsto koblihy představuje emocionální obal, který nám znesnadňuje vyřešení problému. Pokud náš konflikt obsahuje emoce, není možné a ani vhodné se vrhnout na řešení problému v podobě sladkého jádra. Protože emoce negativně ovlivňují naše chování. A tak cílem účastníka sporu není najít vhodné řešení problému, ale vyhrát za každou cenu, i když tou cenou bude rozpadnutí pracovního týmu či skupiny. Abychom se dostali k vyřešení problému, musíme se tedy nejprve prokousat hutným těstem. A to tak že nebudeme postupovat unáhleně, identifikujeme emoce v rámci sporu a pokusíme se je odstranit z komunikace. A až poté se vrhneme na věcný problém. Stejně jako při jedení koblihy, nejprve těsto a pak náplň.

Až tedy budete příště řešit nějaký konflikt, zamyslete se, zda jde o celou koblihu nebo jen její vnitřek. A podle toho se snažte ke konfliktu přistupovat.

Autor: Ing. Simona Hobzíková

Proč stále bojujeme s kontingenčními tabulkami?

Již od pradávna se lidé zaobírali (a dělají to dosud) sběrem informací a pokusy o jejich následné zpracování, a prezentaci v co nejsrozumitelnější podobě. Využívali k tomu různé postupy, které se stávaly univerzálními a postupně vznikaly i samostatné „vědní“ disciplíny, které v sobě shrnují za staletí vyvinuté metodiky. V současnosti využíváme spoustu programových nástrojů a pomůcek. Asi nejznámějším produktem bez ohledu na výrobce, je tabulkový kalkulátor.

Potřebujeme-li širší zpracování dat, například různé analýzy, zpracování či prezentaci dat, nebo třeba ke zpracování a vizualizaci vztahů statistických znaků, můžeme využít nástroj nazvaný Kontingenční tabulka. Tento nástroj má mnoho funkčních možností a ve spojení s potřebami široké oblasti zpracovávání a prezentace firemních dat je v praxi tato problematika téměř vždy řešitelná. Rozsah zadání úkolu je téměř vždy individuální podle firemních potřeb a řešitel využívá ke zpracování dat dostupných funkcí nástroje. Shrneme-li to, je Kontingenční tabulka výkonný nástroj pro výpočet, sumarizaci a analýzu dat, který umožňuje zobrazit porovnání, vzorky a trendy v datech.

Nastavení mnoha firemních procesů, si v současné době čím dál víc, žádá využívání takového nástroje a tím jsou usměrňovány i požadavky na kompetence  pracovníků, kteří se podílejí na zajišťování hladkého chodu firemních procesů. Proto znalost tohoto oboru (nebo nějaké části např. statistických metod pro zpracování a interpretaci) je dnes žádanou dovedností v mnoha částech firemních struktur.

Svádíte i nadále souboj s Kontingenčními tabulkami a chcete nad nimi zvítězit? Pokud ano, přijďte na kurz Efektivní práce v MS Excel – praktický nácvik, kde si ty zrádné tabulky konečně podmaníte.

PR článek. Autor: Ing. Josef Sobotka

ISO 45001 náhrada za OHSAS 18001

Každá společnost se snaží udržovat bezpečné a „zdravé“ pracovní prostředí, které samozřejmě vede ke zvyšování produktivity zaměstnanců, ale hlavně hledí na jejich bezpečnost a zdraví. Firmy se snaží předvídat možné pracovní úrazy a minimalizovat rizika spojená s možným nebezpečím na pracovišti. Zásady BOZP jsou však v některých firmách nastavená odlišně, a i to byl jeden z důvodů proč harmonizovat danou mezinárodní normu. Nová normy ISO 45001 představuje první mezinárodní normu zaměřenou na oblast bezpečnosti a ochrany zdraví. Norma nahrazuje mezinárodní uznávaný standard OHSAS 18001, a stejně jako revidované normy ISO 9001:2015 a ISO 14001:2015 přijímá společnou strukturu.

Pokud se chcete seznámit s novou normou ISO 45001, prijďte na některých z našich otevřených kurzů.

PR článek. Autor: Ing. Simona Hobzíková

 

Léto, fotky a GDPR

Máme tu léto, dovolené a ke každé dovolené patří fotky, fotky a fotky. Jak je to tedy s fotkami a GDPR? Nesmíme od příchodu GDPR nikoho fotit, abychom neporušili nařízení? Pojďte se na tuto problematiku podívat na řadě příkladů, ať víme, co můžeme.

  • Vyrazíte na dovolenou a nafotíte řadu fotek svých drahocenných ratolestí a poloviček. Potřebujete od nich souhlas či nikoliv? Z pohledu GDPR ne. U všech fotek, které máte pro osobní účely, tedy pro zařazení do fotoalb, vytištění babičkám nebo do rámečku nad postel, není nutné GDPR řešit. To stejné platí i u domácích videí.
  • Rozhodli jste se vyfotit své kolegy na teambuldingové akci a nevíte, zda je potřeba souhlas či nikoliv? Tady bude záležet na situaci. Pokud si své kolegy vyfotíte jen pro upevnění přátelských vztahů a výměnu fotky mezi kolegy, tak souhlas nepotřebujete. Pokud si vyfotíte kolegy, a budete chtít dát fotky na Váš facebookový profil, tak se pro zachování dobrých vztahů kolegů zeptejte, zda to kolegům vadí či nikoliv. A pokud kolegy vyfotíte na základě pokynu zaměstnavatele, a dáte tyto fotku následně na firemní facebook je nutný souhlas.
  • Zúčastníte se v létě hudebního festivalu, na kterém budou pořizovat fotografie. Musí po Vás vyžadovat souhlas? Ano, souhlas je nutný zejména, když fotky bude pořadatel využívat pro propagaci akce například na sociální síti, webu, ad. V případě akcí, a zejména masových akcí, souhlas se zpracování osobních údajů v podobě fotografií bude možné získat tím, že pořadatel na vstupenky uveden informaci, že vstupem do prostoru akce souhlasí návštěvník s pořízením fotografického záznamu.

Autor: Ing. Simona Hobzíková

Není souhlas jako souhlas II – GDPR

Ano, dnes to bude opět o GDPR a souhlasu.
Pojďme se podívat na okamžiky, kdy budete potřebovat souhlas v zákaznické agendě, tedy od svých stávajících nebo budoucích zákazníků. A ano, opět nepůjde vždy o souhlas. Primárně musíme hledět na to, zda osobní údaje našich zákazníků nemůžeme prvotně sbírat na základě některého z tzv. právních titulů.

Zákaznická agenda

  • Zákazník si objednal zboží prostřednictvím objednávkového formuláře, v rámci kterého uvedl řadu osobních údajů. Je nutný souhlas pro zpracování osobních údajů či nikoliv? Ne, zákazník nakupuje v e-shopu zboží, a e-shop zákazníkovi zboží předává/zasílá. Pro zpracování osobních údajů není nutný souhlas, protože poskytnutí je nutné pro prodej a předání/zaslání daného zboží.
  • Zákazníkovi je nutné po objednávce vystavit fakturu, ale součástí faktury je řada osobních údajů. Je potřeba souhlas? Ne, nutnost identifikovat účastníky nám říká Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb., není tedy nutné vyžadovat souhlas pro vytvoření faktury, stačí o tom jen informovat.
  • Poté co si zákazník objedná zboží, chceme ho zařadit do emailové rozesílky a zaslat mu prostřednictvím nástrojů email marketingu mail s informací o naší nabídce. Je potřeba souhlas nebo ne? Záleží na situaci. Pokud si zákazník koupil např: žehlicí prko a vy mu zašlete nabídku žehliček, není nutný souhlas. Jde o oprávněný zájem, protože mu zasíláte nabídku zboží, které má spojitost s již objednaným zbožím. Pokud však stejnému zákazníkovi zašlete email s nabídkou báječných mobilních telefonů, je nutný souhlas, protože nejde o doprovodné nebo rozšiřující zboží, které by mělo vztah k zákazníkovi objednávce.
  • Firma chce zlepšit své postavení na trhu a získat nové zákazníky, rozhodne se vypsat soutěž o hodnotné ceny. Pro účast v soutěži však musí soutěžící uvést řadu osobních údajů, a velice často i fotografie. Je nutný souhlas či nikoliv? Ano, v tomto případě je nutný souhlas se zpracováním osobních údajů.

Autor: Ing. Simona Hobzíková

 

Vedoucí…manažer…superman

Žijeme v době, v které je velmi obtížné být dobrým šéfem. Každý vedoucí, nebo manažer jak se jim dnes velice často říká, musí splňovat řadu předpokladů ze strany vedení, ale i svých podřízených. Musím mít nejen řadu kvalifikačních schopností, ale měl by oplývat i asertivním a empatickým chováním, být spravedlivý, schopný, inteligentní, vstřícný, nikoliv příliš kamarádský a…

Dalo by se říci, že musí mít ještě řadu super schopností a proto můžeme s nadsázkou říci, že dneska nejde o vedoucí a manažery, ale o supermany, kteří řídí firmy a své spolupracovníky. A protože vám chceme s Vaším hrdinstvím pomoci, máme pro Vás zajímavý, nový kurz: Využití typu osobnosti při vedení podřízených – „barevná typologie.“ Přijďte kurz vyzkoušet, více informací naleznete na našich webových strákách.

PR článek. Autor: Ing. Simona Hobzíková

Není souhlas jako souhlas – GDPR

GDPR se blíží do finiše, před námi je jen několik dnů, kdy NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) nabyde účinnost. Bohužel stále se objevuje řada nejasností s tím, kdy souhlas třeba a kdy nikoliv. Pojďme se proto dneska podívat na krátký článek, kdy budeme potřeba zaměstnance žádat o souhlas, a proč ve většině případů ne.

Zaměstnanecká agenda

  • Zpracováváme osobní údaje pro daňové účely. Potřebujeme souhlas se zpracováním? Ne, nepotřebujeme od zaměstnance souhlas, protože zpracováváme osobní údaje dle zákona č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů.
  • Zpracováváme docházku zaměstnanců v docházkovém systému při vstupu do budovy. Potřebujeme souhlas se zpracováním? Ne, pokud jde o docházkový systém například odpíchnutí. Souhlas nepotřebujeme, protože zpracováváme osobní údaje dle zákona č. 262/2006 Sb. zákoník práce. Pozor však na docházkový systém hlídaný biometrickým otiskem prstu.
  • Zpracováváme kopii řidičského průkazu, protože naši zaměstnanci jezdí firemními vozidly. Potřebujeme souhlas se zpracováním? Bohužel kopie řidičského a občanského průkazu do zaměstnanecké složky nepatří. Můžete zpracovávat jen datum platnosti řidičského průkazu, který si zapíšete do karty zaměstnance.
  • Zpracováváme osobní údaje v podobě kopie rodného listu potomka zaměstnankyně. Potřebujeme souhlas se zpracováním? Nikoliv, opět tyto osobní údaje zpracováváme pro daňové účely.
  • Zpracováváme fotky zaměstnanců pro účely lepší propagace společnosti. Potřebujeme souhlas se zpracováním? Rozhodně ano! Nezapomínejte, že souhlas musí být dobrovolný, stejně i dobrovolná musí být účast na focení.

V zaměstnanecké agendě se setkáme se souhlasem jen velice málo, tak na to dejte pozor. Protože pořekadlo „čím víc, tím líp“ u souhlasů neplatí.

Autor: Ing. Simona Hobzíková